面倒なことは後回しにしがちな私が行き着いたタスク管理方法

こんにちは、たかはしあやです。

ゴールデンウイークもラストスパートですね。
皆さん、いかがお過ごしですか？

私はのんびり過ごしながら、動画の練習やパソコンの中のファイル整理、読書をしたりしています。
完全にお仕事から離れるのではなく、普段できないことや後回しにしていることに時間を使うようにして、お休み気分を満喫しながら、お仕事をしています。

特に急いでやらなくてもいいけれど、絶対に必要なことって意外と多いです。
特に私はとことんものぐさなので、急いでやらなくていいことは徹底的に後回しにしちゃうタイプ。
なので最近は、ざっくりと「期限」を決めるようにしています。

タスク（やらなきゃいけない作業）に対する期限って、他の人と一緒に仕事をしていると必ず決まるんですけど、一人でやっていると、決めなくてもなんとかなってしまうことが多いので、つい決めずにダラダラと「やらなきゃなー」と思いつつやっていないことが、増えちゃうんですよね。

とはいえ、面倒なことを全部ブン投げているわけではなく、ギリギリセーフなところでタスク管理をすることで、今までなんとかやってきました。
今日はそのことについて書いて行こうと思います。

期限を決めるけれどバッファーを長めに取る

私は予定を決めてその通りに実行するのが凄く苦手な性格で、待ち合わせとかも実は苦手。
買い物したいなーと思ったときに買い物に行きたいし、ご飯を食べたいなーと思ったときにご飯に行きたいわがままな性格なんです。

もちろん、そのスタイルで仕事が回っていけばいいんですが、全部が全部その調子だと流石にうまくいかない。ということで、タスクには期限を決める（ただし大まかに）というルールを自分の中に決めて、実行しています。

たとえば、年間計画を立てるのも苦手なので、10月くらいからちょっとずつ立てはじめて、どんなに遅くても12月31日までには仕上げると、自分の中で決めています。

もっと短いスパンでビシッと立ててもいいんですけど、私の性格的には長めのスパンで考えながら、ラストスパートでまとめ上げるスタイルが合うので、バッファー（余裕）は長めに設定します。

そうすると大体、12月に入る頃には、翌年の6月くらいまでは概ね出来上がっていて、残り1ヶ月で後半と前半の微調整ができる、みたいな形に落ち着きます。

早めに集中して終わらせたほうがいい、という意見もよく目にしますが、やってみた結果、私には合わなかったんです。いくら世間で良いと言われていても、自分に合わないスタイルよりも、合う方法があれば、そちらを優先したほうがいいと思うので、そうしています。

バッファーを長く取る＝先の予定まで考える

期限を決めてバッファーを長く取るということは、イコール「先の予定まで考える」ということにつながります。単純に先延ばしすることとはここが違うんです。

わたしの場合は、大体2~3年先くらいまでにやりたいことが決まっています。
かなりざっくりしていますが、たとえば2017年の後半の時点で、2020年くらいまでのやりたいことは決まっていました。

もちろん途中で大きく変わることもあります。
それでも、「先のことは考えても無駄」だとは思わないんです。

なぜかというと、会社員時代は先のことは全く考えていなくてうまくいかなかったけれど、自営業になって先のことをぼんやりとでも考えるようになってから、やりたいことがうまく行くようになったからです。

ちょっと先の「やりたいこと」を考える事が出来れば、逆算して「早急にやらなきゃいけないこと」と「このくらいの時期までに整っておけばいいこと」が見えてくるようになります。

そうすると、情報のアンテナを広く張る事ができるし、2年前に調べたアレを活かせる！みたいなことが起きて、周りから見るとかなり早いスピードで仕事を組み立てているように見えたりするんです。

飽きっぽいわたしにぴったりの「マルチタスク」

私はすごく飽きっぽい性格で、集中力も続きません。
だからこそ、作業を始めるときに「飽きる要素」を最初から最小限にとどめておくようにしています。

それが「マルチタスク」です。
ひとつのことを集中してやるのではなく、複数のことを同時進行しながらやる、というスタイルです。

ひとつを終わらせてから次のことに取り組むのではなく、途中で違うことをやっても大丈夫なような仕組みに、手がける前からしておくということです。

ここで大事なのは、「飽きてからマルチタスクにしようと思う」のではなく「最初からマルチタスクありきで仕事を組む」ということ。

例えば、締め切りまで残り１日なのに他のことをやっていたら、当然その仕事はうまくいかず落としてしまいます。
期限は守らなきゃいけないというのは大前提です。

自分で締め切りを決められることは、あまりギリギリに設定しないようにしています。
また、他の方からのご依頼も、自分の予定とすり合わせて難しければ、具体的な条件を提示するようにして、それでも無理ならそのご依頼は諦めるようにしています。

私の場合、集中力がが切れたとき別のタスクに切り替えて別のことをやっていると、また集中力が高まったりするので、結果「嫌になって投げ出す」ということがありません。

最初から同時進行で複数のことを進められるようなスケジュールにしておくことで、突発的な仕事も受けやすくなるので、私のように飽きっぽい人にはおすすめです。

まとめ

面倒なことは後回しにしがちな私のタスク管理方法は

・バッファー長めで期限を決める

・ざっくりと先の予定まで考える

・仕事を組む段階からマルチタスクにしておく

この３つです。

ちなみに冒頭でも書いたように、このゴールデンウイークは、動画の練習、読書やファイル整理など、今すぐやらなくてもいいけれど、やっておくと後々役立つことを中心に組んでいます。

そうしておけば、友人から突然「帰省したよ」と言われてご飯を食べることになっても、泊りにきても、全然大丈夫なんです。

飽きっぽくてついつい後回しにしてしまうみなさん、お試しあれ。

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